Como redigir um e-mail com fins comerciais ou empresariais

Como redigir um e-mail com fins comerciais ou empresariais

A competitividade no mundo dos negócios obriga os profissionais a uma busca cada vez maior de um diferencial em sua qualificação. Sabe-se da importância de uma boa comunicação em nossos dias. Quantos não vivem às voltas com e-mails, atas, cartas e relatórios?

A arte de se comunicar com simplicidade é essencial para compor qualquer texto. Incluímos aqui todas e quaisquer correspondências comerciais, empresariais ou via Internet (correio eletrônico).

Uma correspondência tem como objetivo comunicar algo. Portanto, é fundamental lembrar que a comunicação só será eficiente se transmitir ao destinatário as idéias de modo simples, claro, objetivo, sem deixar dúvidas quanto ao que estamos querendo dizer.


O e-mail é uma forma de comunicação escrita e, portanto, exige cuidado. A maior diferença entre um e-mail e uma correspondência via correio tradicional está na forma de transmissão, sendo a primeira, indubitavelmente, mais rápida e eficiente.

Ao escrevermos um e-mail, sobretudo com finalidade comercial ou empresarial, devemos observar alguns pontos:

1. A forma como você escreve e endereça o e-mail permite que o destinatário interprete seu interesse e o quanto ele é importante para você.

O bom senso deve sempre prevalecer de acordo com o tipo de mensagem a ser transmitida. A natureza do assunto e a quem se destina o e-mail determinam se a mensagem será informal ou mais formal. Em qualquer um dos casos, os textos devem ser curtos, bastante claros, objetivos.

O alinhamento à esquerda facilita a leitura.

2. Quando vamos enviar um e-mail em nome de uma empresa ou organização, é conveniente deixar em destaque que se trata de uma comunicação institucional, o que não se faz necessário na correspondência tradicional, uma vez que esse aspecto é evidenciado pelo timbre, nome ou marca já impresso no papel.

No caso dos e-mails, temos apenas os campos Para ou To e, para enviarmos com uma cópia para outra pessoa, preenchemos o campo CC (Cópia Carbono).

Convém ressaltar que existe um outro campo que pode utilizado para enviarmos uma cópia para outra pessoa, de modo que não seja exibido o endereço em questão: é o campo CCO (Cópia Carbono Oculta).

Às vezes, recebemos um e-mail com uma lista enorme de destinatários, o que não é nada recomendável. Se quisermos enviar uma mesma mensagem para um grande grupo de endereços, é preferível colocarmos todos eles no campo CCO e apenas um endereço no campo Para. Estaremos fazendo um favor a quem recebe, além de não estarmos divulgando o endereço de outras pessoas desnecessariamente.

3. É importante indicar no campo Assunto qual é o tema a ser tratado. Uma indicação clara nessa linha ajuda na recepção da mensagem. Lembre-se de que seu destinatário pode receber muitas mensagens e não presuma que ele seja um adivinho. Colocar, por exemplo, apenas a palavra “informações” no campo assunto, não ajuda em nada. Especifique claramente o conteúdo. Por exemplo: Informações sobre novo curso.

4. No espaço reservado à mensagem, especifique logo no início o emissor e o receptor.
Exemplo:

Da: Diretoria da Empresa...
Para: Diretor...

5. Inicie, então, sua mensagem, com uma saudação.

O modo como um e-mail é estruturado pode contribuir para melhorar a legibilidade e o impacto do texto. Mensagens curtas podem conter apenas uma palavra, como, um “concordo” ou “discordo”, mas textos longos exigem parágrafos e devem apresentar introdução, desenvolvimento e conclusão.

6. Deixe linhas em branco entre a saudação, os parágrafos e a assinatura.
Escrever tudo em letra maiúscula tem caráter agressivo e usar apenas minúsculas dá a impressão de descaso ou mesmo de preguiça. Procure sempre digitar a mensagem observando as maiúsculas no início das frases e o restante em minúsculas.


7. Símbolos: cuidado se precisar utilizar caracteres ou símbolos, pois podem aparecer de forma diferente no sistema do destinatário. Nesses casos, convém redigir o documento no Word e anexá-lo à mensagem.

8. Para concluir basta uma palavra do tipo “saudações”... Ou “atenciosamente...” e sua assinatura (cargo, telefone...)

Podemos sintetizar assim:

1. Sempre colocar o assunto.

2. Indique o emissor e o destinatário no corpo da mensagem.

3. Coloque apenas uma saudação.

4. Escreva a mensagem com palavras claras e objetivas.

5. Coloque em destaque (negrito, sublinhado, ou itálico) os aspectos principais do e-mail.

6. Digite o seu nome completo ou nome da empresa.

7. Abaixo digite o seu e-mail (no caso do destinatário querer responder para você, ou guardar seu endereço).

8. Envie a mensagem.

Lilian Russo

Trecho de artigo publicado na Revista Interface - Volume II - n.º 2 de 2003