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Este artigo tem um propósito tão somente didático, sob dois aspectos:
o primeiro, claro, de ajudar a compreensão do que é planejamento, o segundo
de mostrar e demonstrar a utilidade da ferramenta 5W+2H.
Para esclarecer quaisquer assuntos que tenhamos dúvidas, definir
melhor um trabalho que nos é repassado, definir fronteiras que delimitem uma
tarefa, enfim, para tornar claro a abrangência, motivação, custos e
resultados deve-se utilizar a 5W+2H. Com estas 7 questões respondidas, muitas
das dúvidas, indefinições, ambiguidades que surgiriam durante o
desenvolvimento da atividade, no dia a dia, simplesmente desaparecem. Ou
seja, a utilização do 5W+2H é um planejamento em si.
No quadro abaixo apresentamos o que é planejamento, utilizando-se o
5W+2H.
Quadro 1- O 5W+2H no esclarecimento do planejamento
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O QUE?
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Planejamento: S. m. 1. Ato ou efeito de planejar. 2. Trabalho de preparação para qualquer
empreendimento, segundo roteiros e métodos determinados; planificação. 3.
Bras. Elaboração por etapas, com bases técnicas (especialmente no campo
sócio-econômico), de planos e programas com objetivos definidos;
planificação.
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QUEM?
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Para toda pessoa ou organização que queira ou
seja exigido um comprometimento no alcance de um ou mais objetivos, onde se
necessite coordenação e acompanhamento de esforços e aplicação de recursos
humanos, financeiros e materiais.
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POR QUE?
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Para que se tenha garantia do atingimento dos
objetivos primeiros. Problemas encontrados no meio do caminho devem ser
resolvidos com criatividade, mas essa criatividade e resolução de problemas
têm que focar e estar coerente com os objetivos traçados inicialmente. O
planejamento é uma ferramenta para se garantir o alcance dos objetivos. O
planejamento ajuda a eliminar soluções impensadas ou pouco aderentes aos
objetivos maiores do planejamento.
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QUANDO?
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O planejamento deve ser feito a cada período de
atividades onde surjam novos desafios ou novas situações. O planejamento
não é imutável, pelo contrário, sempre que houver mudanças que justifiquem,
o planejamento deve ser revisto, para que os objetivos do planejamento
sejam atingidos, pois a prioridade deve ser o objetivo e não a manutenção
rígida do planejamento.
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ONDE?
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Em quaisquer atividades que exijam ação
coordenada, esforços múltiplos entre um número grande de pessoas, ou em atividades
onde haja risco de comprometer vidas humanas ou de empresas, tanto sob o
ponto de vista de manutenção da vida como de sua continuidade e
desenvolvimento.
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COMO?
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Iniciando o planejamento, corrigindo rumos,
aprendendo com a experiência própria e de outros, lendo outros
planejamentos, livros, trabalhos, experimentando.
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QUANTO?
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O custo do planejamento depende do que se está
planejando. O que se sabe é que o custo do não planejamento é muito maior
do que o custo do planejamento, pois quem não sabe para onde vai, qualquer
lugar é ponto de chegada, a qualquer custo.
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Você deve utilizar esta ferramenta, o preenchimento é simples. Pode haver
erros no começo, mas o uso frequente acaba dando a experiência necessária
para a plena utilização e aproveitamento.
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